Google Form là một dịch vụ của google giúp cho người dùng tạo các biểu mẫu để thu thập thông tin (khảo sát) của người dùng. Trước đây, phiếu khảo sát sẽ được làm trên giấy và phải qua một bước nhập liệu nữa mới được. Tuy nhiên, bây giờ đã là năm 2014 rồi, mọi thứ đều lên mây hết rồi. Do đó, các thông tin khảo sát đều gần như được thực hiện trực tuyến và sẽ có kết quả phân tích ngay sau đó. Nắm bắt được vấn đề đó, google đã phát hành bộ Google Docs, gồm những tính năng văn phòng rất hay, trong đó có thằng Google Form. Nhiều người cho rằng Google Form rất hay, rất tiện dụng, nhưng lại thiếu mất tính năng tự động gửi mail khi submit.
Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách bổ sung tính năng gửi mail confirm về cho người dùng khi họ submit thông tin có email. Trước khi viết bài này thì tôi cũng google search khắp nơi, hỏi các diễn đàn trên mạng. Vô tình, tôi được một người bạn chỉ cho cái Google Apps Script tên là “FormEmailer”. Sau khi ngâm cứu qua thì tôi thấy nó hoàn toàn đơn giản và bạn cũng không cần phải biết đến Javascript là cái gì cũng có thể sử dụng được.
Trước hết, các bạn có thể vào đây để tải về đoạn script mới nhất. Phiên bản hiện tại khi tôi viết bài này đang là 3.62. Khi tải về xong thì các bạn cứ để đó đi, chúng ta sẽ làm trước một số cái linh tinh đã, sau đó mới tích hợp nó vào.
#Tạo một phiếu khảo sát với GG Form
Các bạn có thể dễ dàng làm bằng cách đăng nhập vào GG Drive, sau đó create new Form, tạo các câu hỏi nhập liệu, chọn giao diện,….
Các bạn nên nhớ có 1 câu hỏi về email của người dùng để Script Apps nó tự động nhận biết. Chứ không thôi nó chẳng biết phải gửi mail cho ai đâu.
Sau khi thiết kế xong thì chúng ta chọn vào mục Responses > Choose Responses destination để lựa chọn bản biều excel xuất ra. Các bạn có thể tạo mới hoặc là chọn một bản biểu có sẵn để lưu.
#Kết hợp bảng biểu với Script Apps
Bây giờ các bạn vào trong bảng biểu mới vừa được tạo ra. Nó tạm thời chưa có dữ liệu nào cả. Các bạn chọn mục:
Tool > Script Editor > Tạo ra một Blank Project
Sau khi tạo xong thì xóa hết các đoạn code mặc định đang có trong đó đi. Mở tập tin javascript FormEmailer3.62.js mà chúng ta tải về lúc nãy. Copy toàn bộ code trong đó, dán vào trong màng hình Script Editor
Lưu ý: tên của Project và tên của file gs phải là FormEmailer (phần gạch đỏ trong hình)
Sau khi xong thì các bạn save lại. Sau đó, chúng ta sẽ bấn vào nút Run để chạy code. Khi chạy thì App sẽ yêu cầu bạn Authorize để xác minh thông tin.
Xác minh xong thì các bạn, chọn lại Run > onInstall.
Sau đó các bạn có thể tắt đi cái Script Editor đó đi và quay về cái bảng biểu của mình. Lúc này, các bạn nhìn lên phía menu, nó sẽ xuất hiện thêm menu mang tên FormEmailer, các bạn hãy click vào đó và nhấp install để cài đặt.
Khi cài đặt thì các bạn chọn Ngôn Ngữ và Sheet mà các bạn muốn dùng. Tốt nhất là để mặc định cho chắc vậy. Nhấp Install để cài.
Sau khi cài đặt xong thì các bạn sẽ thấy nó tạo ra cho mình 1 sheet mới, lưu trữ một số thông tin của App. Bây giờ các bạn hãy vào trong menu FormEmailer > Setting để chúng ta chỉnh lại nội dung email mà bạn muốn gửi về cho người dùng. (Lưu ý mục To: là email của người nhận, bạn phải chỉnh lại theo như phần gạch đỏ trong hình thì mới chuyển cho người dùng. Mặc định là gửi cho owner của form.)
Chỉnh sữa xong thì các bạn có thể save lại. Tuy nhiên, hiện tại thì chúng ta vẫn chưa gửi mail một cách tự động được. Các bạn vào trong phần Script Editor một lần nữa và chọn mục Trigger (hình giống như cái đồng hồ)
Các bạn tạo ra 2 trigger với cấu hình như hình sau:
– Trigger thứ nhất, khi submit form thì nó sẽ tiến hành gửi mail
– Trigger thứ hai, đề phòng trigger thứ nhất không hoat động, nó sẽ check dòng dữ liệu nào trong bảng tính chưa gửi, nó sẽ tiến hành gửi.
Nhưng mà thông thường thì trigger thứ nhất hoạt động rất tốt. Save lại và bây giờ các bạn mở form của mình lên và test thử thôi. Nếu không chạy, xóa tất cả, làm lại từ đầu.
Các bạn có thể xem demo ở đây.
#Kết luận
Các bạn thấy nó cũng đơn giản chư nhỉ? Không quá phức tạp và cũng không yêu cầu người dùng phải biết đến lập trình làm gì? Mọi thứ đều được giao diện hóa và chỉ cần copy/paste trong quá trình cài đặt.
